ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ директора департаменту
реєстраційних послуг
Запорізької міської ради
04.04.2016 № 10/1р

ПОЛОЖЕННЯ
про організацію та проведення особистого прийому громадян
керівниками департаменту реєстраційних послуг Запорізької міської ради

Особистий прийом громадян директором департаменту, заступниками директора департаменту здійснюється:
згідно з затвердженим графіком;
з питань, вирішення яких належить до повноважень департаменту реєстраційних послуг міської ради, а також відповідно до функціонального розподілу обов’язків;
у разі, коли вирішення питання, з яким звернувся громадянин, не належить до повноважень департаменту реєстраційних послуг міської ради, директор департаменту, заступники директора департаменту пояснюють громадянинові, до якого органу державної влади, організації чи установи необхідно звернутися, і за можливості сприяє цьому (надає інформацію про місцезнаходження, номер телефону тощо).
Запис на особистий прийом до директора департаменту, заступника директора департаменту здійснюється головним спеціалістом адміністративного відділу департаменту в день прийому за годину до його початку при наявності документу, який посвідчує особу. Бажано наявність заяви з викладенням суті порушеного питання.
Під час попереднього запису на особистий прийом з’ясовуються прізвище, ім’я, по-батькові, місце проживання громадянина, соціальний стан, телефон, зміст порушеного питання, до яких посадових осіб він звертався і яке було прийнято рішення, вивчаються документи та інші матеріали, що подаються громадянином для обґрунтування свого звернення.
Не допускається з’ясовувати відомості про особу громадянина, що не стосуються його звернення.

Запису на прийом не підлягають громадяни:
визнані судом недієздатними за наявності такої інформації у відділі звернень (ст. 8 Закону України «Про звернення громадян»);
які відмовилися повідомити особам, що проводять запис, інформацію, зазначену у п. 3 цього Положення;
стосовно яких прийняте рішення про припинення розгляду звернень (ст.8 Закону України «Про звернення громадян»);
у випадках, коли заявник порушує питання, яке не відноситься до компетенції департаменту реєстраційних послуг міської ради, громадянину надаються роз’яснення, куди доцільно звернутися;
при повторному зверненні з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті або заявнику надано аргументовані роз’яснення відповідно до чинного законодавства.
Забороняється відмова громадянинові в записі на особистий прийом з підстав ознак раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та інших переконань, статі, етнічного та соціального походження, майнового стану, місця проживання, мовних або інших ознак.

Під час особистого прийому громадян можуть бути присутні їхні представники, повноваження яких оформлено в установленому порядку, та родичі.
Подана громадянином на особистому прийомі письмова заява розглядається у порядку, встановленому законодавством для письмових звернень.
Про результати розгляду звернень громадян відповідь заявнику надається за особистим підписом посадової особи, яка здійснювала прийом.
Рішення про зняття звернення з контролю приймають посадові особи, які здійснювали прийом, шляхом накладання резолюції «До справи» на інформації, яка надійшла за розглядом звернення, або шляхом надання відповіді заявнику за особистим підписом. Рішення про необхідність додаткового контролю за розглядом звернення до остаточного вирішення питання приймає посадова особа, яка здійснювала прийом.
Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання відповіді заявнику несуть посадові особи, яким доручено розгляд звернень.
У разі, якщо особистий прийом громадян не може відбутися за графіком через поважні причини, прийом проводиться наступного тижня (згідно графіка), про що адміністративний відділ департаменту доводить до відома громадян в будь-який спосіб (оголошення, повідомлення на сайті, по телефону тощо).
Для участі в особистому прийомі директора департаменту, заступників директора департаменту, в разі необхідності, запрошуються посадові особи департаменту, до компетенції яких відноситься вирішення порушених питань.
Регламент особистого прийому директора департаменту, заступників директора департаменту ради, обмежено двома годинами. До початку прийому головний спеціаліст адміністративного відділу департаменту усно повідомляє громадянину, що для викладення свого питання йому відводиться не більше 15 хвилин.
Головний спеціаліст адміністративного відділу департаменту реєстраційних послуг міської ради:
забезпечує організацію проведення особистих прийомів керівниками департаменту, оформлення реєстраційно-контрольних карток обліку, оформлення справ та доручень за результатами прийомів, контроль за дотриманням термінів їх виконання;
всебічно вивчає проблеми, з яких громадяни звертаються під час запису на особистий прийом до керівників департаменту, та надає їм консультативну допомогу;
забезпечує у дні та години прийому кваліфіковану добірку матеріалів з питань, що будуть розглядатися на особистому прийомі (попередні звернення заявників, матеріали по їх розгляду, висновки тощо);
забезпечує направлення звернень, поданих на особистому прийомі, безпосередньо керівникам структурних підрозділів департаменту для вирішення питання по суті та для підготовки проекту відповіді заявнику за підписом;
забезпечує, відповідно до чинного законодавства України, першочерговий прийом (у дні прийому) жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Соціалістичної праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України;
контролює додержання графіка прийому громадян керівниками департаменту;
використовує для поточної роботи (опрацювання документів, роз’яснювальна робота тощо) робочий час, протягом якого особистий прийом не проводиться;
готує аналітичні матеріали (за потребою) про стан особистого прийому громадян у департаменті реєстраційних послуг міської ради.